ماتریس آیزنهاور وسیله ساده ای واسه اولویت بندی کارا و مدیریت زمونه. با شناخت ماتریس آیزنهاور یاد می گیریم که چیجوری از زمان خود بهترین استفاده رو بکنیم.

فرض کنین که رئیس واحد فروش شرکتی که داخلش کار می کنین، وظیفه ای به شما محول کرده تا واسه جلسه ی آخر ماهِ هیئت مدیره، گزارشی از وضع فروش شکلای مختلف جدیدی که از چین وارد کردین تهیه کنین تا اون بتونه ببَرد و به اونا نشون بده.

وقتی رئیس رفت شروع می کنین به غرغر کردن: «آخه، بابات خوش مادرت خوش، امروز که بیست و هفتم ماه! این قوز بالا قوز دیگه چی بود نصیبمون کردی؟» به رئیس که نمیشه نه گفت، ولی با خرواری از کار که همین الان هم سرتون ریخته چه می کنین؟ چه جوری پروژه جلسه ی هیئت مدیره رو این وسط به اتمام می رسانید؟ چه ترفندی دارین تا به روش شِرتی شِپِرتی کار نکنین؟

شاید استرس و نگرانی باعث شُل شدن دست و پاتون شده و قادر نیستین روی هیچ کاری تمرکز کنین. انگار هر چیزی که از کنارتون میگذره می خواد حواس تون رو پرت کنه.

چه می شه کرد؟ وقت تنگه و حاجی گرفتار. زمان دوست شما نیس و مثل آقا و خانوم تناردیه با چماق بالای سرتون وایس تاده. پس باید فکری به حالش بکنین. چه خوب بود که مثل افسانهای یونان قدیم، زئوس بودین و با یکی از دست هاتون جلوی حرکت خورشید رو می گرفتید تا زمان متوقف شه و خیلی ریلکس به کارتون برسین. البته اگه زئوس بودین که اصلا احتیاجی به این کارا نبود چون یک صاعقه ی مَشتی حواله ی مدیر فروش و هیئت مدیره می کردین و می‏ رفتید بالای کوه اُلمپ دنبال عشق و کیف.

بیشتر از این اذیتتون نمی کنم. راه حلش استفاده از قانون آیزنهاوره. آیزنهاور یکی از رئیس جمهورهای آمریکا بود که قانون خوبی واسه اولویت بندی کارای مهم و کنار گذاشتن چرند و پرندها داشت که حسابی به کارتون میاد. پس اگه قصد دارین به زئوس واقع گرایانه ای تبدیل شید، بخونین و بدونین و به کار ببندید.

کارای «فوری» و «مهم» چیستند؟

ماتریس آیزنهاور، ابزاری موثر واسه اولویت بندی کارا  آموزشی

در سال ۱۹۵۴ (۱۳۳۳ هجری شمسی) رئیس جمهور سابق آمریکا، جناب دوایت دی. آیزنهاور، در جریان یک سخنرانی بین المللی حرف جالبی زد. درون مایه سخنان آیزنهاور این بود: «مشکلات من دو نوعند: فوریا و مهما. فوریا مهم نیستن، و مهما هم هیچ موقع فوری نیستن.»

آیزنهاور در اون زمان متوجه این نکته مهم شده بود که مدیریت زمانیِ درست، نه فقط به معنی انجام دادن همه کارهاست، بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. یعنی، باید قسمتی از وقت مون رو به تکمیل کردن کارای مهم اختصاص بدیم، نه اینکه همه اش رو صرف انجام دادن کارای فوری بکنیم. واسه این کار، و واسه کم کردن استرس و نگرانی از برنامه زمانبندی فشرده، باید فرق بین این دو واژه رو بدونیم:

  • مهم: کارایی که انجام دادنشان باعث می شه به اهدافی که تو سرمونه برسیم. چه اهداف شخصی و چه حرفه ای.
  • فوری: کارایی که نیازمند واکنش سریع هستن و انجام دادنشان معمولا باعث می شه، شخص دیگری رو به هدفش برسانیم. این کارا بیشتر شامل اونائیه که هم ما روشون تمرکز می کنیم و هم خودشون توجه ما رو میخوان، چون اگه سریع انجامشان ندیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم.

وقتی که بدونیم کدوم کارا فوری ان و کدامشان مهم، اون وقت می تونیم از تمایل ناخودآگاه خود به تمرکز کردن بر کارای بی اهمیت جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می تونیم برنامه زمانبندی مون رو بهینه سازی کنیم تا جای خالی رو واسه پرداختن به کارایی که واسه موفقیت مون لازمه، جور کنیم.

نحوه ی استفاده از ماتریس آیزنهاور

واسه استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارا و پروژه هایی تهیه کنین که احساس می کنین باید انجامشان بدین. سعی کنین هر چیزی که وقتتون رو در سر کار میگیره، هر قدر هم که بی اهمیت باشه، در این لیست بذارین. (اگه آدمی باشین که می خواد به کارش مسلط باشه، باید این لیست رو از قبل داشته باشین.)

بعد، هر یک از این کارایی که لیست کردین رو داخل یکی از ۴ دسته بندی زیر بذارین:

  • مهم و فوری
  • مهم ولی غیرفوری
  • غیرمهم ولی فوری
  • غیرمهم و غیرفوری

حالا از راه حلای زیر واسه برنامه ریزی استفاده کنین:

ماتریس آیزنهاور، ابزاری موثر واسه اولویت بندی کارا  آموزشی

۱. مهم و فوری

۲ جور کار مهم وفوری داریم: دسته اول اون کارایی هستن که نمی تونستید پیش بینی شون کنین و حالا دم بزنگاه غافلگیرتان کردن، و دسته دوم کارایی هستن که گذاشته ایدشان کنار تا در دقیقه ی ۹۰ به اونا برسین.

می تونین با برنامه ریزیِ جلو جلو و پرهیز از موکول کردن کارا به بعد، تا حد خیلی از شر کارای دقیقه ی نَودی خلاص شید. پس این از دسته دوم! اما چیکار کنیم تا غافلگیر نشیم؟ از اونجا که علم غیب ندارین، بهتره همیشه در برنامه ریزی تون جایی رو خالی بذارین واسه همین کارا تا به این راحتی غافلگیر نشید. (چه بسا که مجبور شید پس از اتفاق یک بحران، کل کارا رو از نو برنامه ریزی کنین.)

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   لقاح مصنوعی چیه؛ مراحل، خطرات و عوامل وابسته بهش 

اگه کلی کار فوری و مهم دارین، بشینین و ببینین که کدامشان رو می تونستید از قبل پیش بینی کنین، و به این فکر کنین که چه جوری می تونین مکانیزمی پیدا کنین تا بتونین کارای مثل با اونا رو جلو جلو برنامه ریزی کنین تا دیگر فوریت پیدا نکنن.

۲. مهم ولی غیرفوری

انجام دادن این کارا بهتان کمک می کنه که اهداف شخصی و حرفه ای خود رو محقق کرده و کارای مهم رو تکمیل کنین.

سعی کنین به اندازه کافی وقت واسه درست انجام دادن این کارا اختصاص بدین تا به کارای فوری تبدیل نشن. یادتون باشه که بیشتر از حد هم روشون کار نکنین؛ مشکلات نامرئی همیشه در جایی به کمین تون نشسته ان. این راه حل باعث می شه که داخل راه بمونین و شلاقِ کارای فوری فوتی، زندگی رو براتون به جهنمی پر استرس تبدیل نکنه.

۳. غیرمهم ولی فوری

کارای فوری ولی کم اهمیت، کارایی هستن که باعث می شن از اهدافمان دور بمونیم. از خودتون بپرسید « امکانش هست موکولشان کنم به زمانی دیگر؟» اکثرا، منبع تولید اینجور کارا، آدمای دیگر هستن. گفتن «نه»ی مؤدبانه به بقیه، هیچ ایرادی نداره. بعضی مواقع لازمه بقیه رو تشویق کنین تا خودشون راه حلی واسه کار خودشون پیدا کنن.

مثلاً در فروشگاهی کار می کنین که واسه فردا صبح کمپین فروش گذاشته و حالا بدجوری درگیر کار هستین. همکار خوش قد و بالایی خرامان خرامان می رسه بالا سر میزتون و رو به شما دو لا می شه و چشم در چشم تون می دوزد و با لحنی جانگداز خواهش می کنه که نحوه ی حذف کردن نوشته از عکس در فتوشاپ رو بهش یاد بدین (البته اکثرشان میگن بیا این عکس رو بگیر و خودت ادیت کن!). اگه بخواهید فتوشاپ باز کنین و مو به مو یادش بدین که باید تا ساعت ۹ شب در شرکت بمونین و چاییای ۵ بار دم کشیده ی شرکت رو، که خیلی فرقی با روغن سوخته ی تریلی ندارن، نوش جون کنین تا چشم تون صفحه مانیتور رو ببینه. اینطوری ً از کار خودتون خواهید افتاد. پس با لحن خیلی قابل احترام ای درخواستش رو رد کنین و به جاش بهش بگید می تونه شکلای مختلف ترفندهای فتوشاپی رو در گوگل جستجو کنه و ظرف ۵ دقیقه یاد بگیره. در جدا از اینکه پیشنهاد میکنم اگه در نه گفتن به بقیه مشکل دارین سری بزنین به مقاله «چه جوری بدون عذاب وجدان نه بگیم؟»

اما از طرف دیگر، زمانایی رو هم خالی کنین تا افرادی که قصد دارن با شما صحبت کنن، بدونن که چه وقت به شما نزدیک بشن. اینطوری، هم اونا مزاحم کارتون هم نمی شن و هم شمام تیمی باحالی باقی می مانید. راه خوبش اینه که با افرادی که همیشه وسط کارتون سر می رسن و کاری با شما دارن، جلسه ی روزانه بذارین تا یکجا به مشکلات و نظرات همه اونا گوش بدین. اینطوری میتونین تا در مدت زمان بیشتری روی کارای مهم تون تمرکز کنین.

۴. غیرمهم و غیرفوری

این جور کارا اصلا کار نیستن. فقط وقت تلف کُنی هستن، پس تا حد ممکن از انجام دادنشان پرهیز کنین.

خیلی هاشون رو فقط می تونین ندیده بگیرین و لغو کنین. با این حال، بعضی هاشون کارهاییه که بقیه از شما می خوان انجامشان بدین، حتی با وجود این که انجام دادن اون کار هیچ نفعی واسه خود شما نداره. به اینا هم خیلی مؤدبانه بگید «نه» و راهتان رو کج کنین و برید. اگه می تونین توضیح کوتاه و مفیدی بهشون بدین که به چه دلیل نمی تونین فلان کار رو بکنین. مثلاً اگه همکارتان می خواد وقت شما رو بگیره تا وسط کار، بیایید و راجبه خریدن کاسه ی توالت فرنگی واسه مادرزنش که تازه از بیمارستان مرخص شده، نظر بدین، با رعایت ادب براش توضیح بدین که «اگه الان چشم از مانیتور وردارم سررشته ی کار از دستم در میره. اگه وقت کردم حتما با کمال میل کمکت می کنم.»

اگه آدمای دیگر ببینن که شما در اهدافتان جدی هستین و واسه خود محدوده ای رسم کردین، کمه کم فایده ای که داره اینه که راجبه کارای «غیرمهم شون» وقت شما رونمی گیرن.

خلاصه ماجرا

ماتریس آیزنهاور، ابزاری موثر واسه اولویت بندی کارا  آموزشی

ماتریس

ماتریس آیزنهاور می گه کاراتون رو به دو دسته تقسیم کنین. ۱. اونایی که باید روشون تمرکز کنین و ۲. اونایی که باید ازشان فرار کنین.

با رعایت این قانون می تونین کارای واقعا فوری تون رو با هم با کارای مهم و هدفای بلندمدت‍تون پیش ببرین. بعد از شناسایی نوع کار، از راه این ۴ راه حل، جدول زمانبندی خود رو طبق فوریت یا اهمیت کارا تنظیم کنین.

اونقدر از این کارا بکنین تا رستگار شید.

تهیه شده در: chetor.com



۱

دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید